EU:n uusi tietosuojadirektiivi GDPR tulessa voimaan 25.5.2018 Espoon Urheilijat/Judo (EsU-Judo) muuttaa tapaansa käsitellä henkilötietoja.
EsU-Judossa henkilötietoja käsitellään henkilötietolain 8§:n perusteella jäsenyyden hoitamiseksi ja jäsenistölle kohdistuvaan tiedottamiseen.
Kerättäviä tietoja ovat vain toiminnassa tarpeelliset: etu- ja sukunimi, yhteystiedot (katuosoite, jäsenen/huoltajan sähköpostiosoite ja puhelinnumero), jäsenrooli (varsinainen jäsen, kannattajajäsen), liittymispäivä, jäsenstatus (aktiivinen tai passiivinen, jos ei ole eronnut), sekä kuvien/videoiden käyttölupa.
Jäsenistä kerätään lisäksi tietoja esim. harjoitusaktiivisuuden ja harrasteessa kehittymisen (mm. vyöarvot) suhteen seuratoiminnan myötä.
Tietoja luovutetaan ulos vähäisessä määrin mm. Espoon kaupungin avustushakemuksen liitteeksi, kansallisille lajiliitoille silloin kun se on sääntöjen mukaan pakollista). Tietoja ei luovuteta kaupallisiin tarkoituksiin eikä EU:n ulkopuolelle.
Tietojärjestelmissä käsiteltävien tietojen osalta käyttöoikeudet on rajattu nimetyille hallituksen jäsenille, jäsenrekisterin ylläpidosta vastaavalle sekä yhdistyksen toimihenkilöille (hallitus, ryhmien valmentajat). Suojaus perustuu hallituksen jäsenelle tai toimihenkilölle annettuun käyttäjätunnukseen ja salasanaan.
Jokaisella jäsenellä on oikeus nähdä tietonsa ja tehdä itse korjaukset tietoihin. Jotta tietojen tarkistaja olisi varmasti itse asialla, on tietojen tarkistaja tavattava henkilökohtaisesti ja hänen henkilöllisyytensä tarkistettava. Mikäli henkilö haluaa oikaista hänestä tallennettuja tietoja, pyyntö tulee toimittaa kirjallisesti rekisterinpitäjälle.
Seuran oman järjestelmän rinnalla on lisäksi olemassa lajiliittojen järjestelmiä. Tällaiset liittotason järjestelmät eivät ole seuran ylläpitämiä eivätkä seuran kontrollissa, mutta ovat kilpailutoiminnan ja vyöarvojen muutosten kannalta välttämättömiä. Judoliiton käyttämästä järjestelmästä ja sen tietosuojasta saa lisätietoja itse järjestelmästä, www.suomisport.fi, tai lajiliitolta.
Espoossa 25.5.2018
Espoon Urheilijat ry:n hallitus